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Archivo histórico y patrimonio documental en Euskadi

La presente entrada tiene por objeto aportar un acercamiento a la legislación aplicable al archivo histórico y patrimonio documental en Euskadi.

El tratamiento de documentos y materiales en cualquier soporte o formato por cualquier organización pública o privada pueden formar parte del patrimonio documental del pueblo vasco.


Patrimonio documental del pueblo vasco

La Ley 7/1990, de 3 de julio, de Patrimonio Cultural Vasco dispone en su artículo 55 cuál es la composición del patrimonio documental del pueblo vasco

Artículo 55.-

1.- El patrimonio documental del pueblo vasco está compuesto por la documentación de interés producida o recibida por cualquier Administración, entidad o individuo que a lo largo de la historia haya desarrollado sus atribuciones, funciones o actividades en el País Vasco, independientemente de la titularidad y ubicación actual o futura de la misma.

2.- Todos los documentos, fondos de archivo y colecciones de documentos de cualquier titularidad con una antigüedad de 50 años se consideran históricos, y quedan como tales incorporados al Inventario del Patrimonio Documental Vasco de la manera prevista en el artículo 16 y 59.2.

3.- El Gobierno Vasco, previo informe de los órganos consultivos que correspondan, podrá declarar constitutivos del patrimonio documental vasco aquellos documentos que sin alcanzar la antigüedad indicada en el apartado anterior merezcan dicha consideración.

De los anteriores preceptos podemos extraer las primeras conclusiones relativas a qué se entiende por patrimonio documental y cuál es el plazo determinante para su consideración:

  • Definición de patrimonio documental del pueblo vasco: está compuesto por la documentación de interés producida o recibida por cualquier Administración, entidad o individuo que a lo largo de la historia haya desarrollado sus atribuciones, funciones o actividades en el País Vasco, independientemente de la titularidad y ubicación actual o futura de la misma
  • Se establece un plazo para determinar cuándo entra a formar parte del patrimonio documental un documento: 50 años aunque podría ser inferior si así se determina.

 

En los siguientes artículos de la Ley 7/1990 podemos encontrar definiciones que ayudan a esclarecer de qué modo se organiza y se constituye el patrimonio documental. En concreto, se regula el documento de archivo, el fondo de archivo y la colección de documentos.

  • Documento de archivo: toda información registrada, independientemente de su forma y características físicas, recibida, creada o conservada por una institución, entidad o individuo en el desempeño de sus funciones. (Artículo 56 de la Ley 7/1990)
  • Fondo de archivo: todo conjunto orgánico de documentos, conservado de manera organizada de forma que se garantice la difusión conveniente de su información. (Artículo 57 de la Ley 7/1990)
  • Colección de documentos: todo conjunto de documentos que no reúnen las características de los fondos de archivo. (Artículo 58 de la Ley 7/1990)

Ámbito de aplicación de la normativa de patrimonio documental

Visto en el apartado anterior cuál es el ámbito de afección del patrimonio documental del pueblo vasco y los conceptos básicos regulados para determinar si en cualquier organización se dispone de documentos de archivo con la antigüedad establecida en la Ley, cabe analizar cuál es el ámbito de aplicación de la normativa.

El artículo 59 de la Ley de patrimonio cultural establece:

Artículo 59.-

1.- Tendrán el carácter de públicos los documentos, fondos de archivo y colecciones de documentos de:

a) Las instituciones autonómicas, forales y municipales.

b) Las entidades, organizaciones e instituciones bajo control directo o indirecto de las instituciones señaladas en el párrafo anterior.

c) Cualquier otra procedencia e integrados en un servicio de archivo público.

2.- Las instituciones vascas establecerán los adecuados instrumentos de colaboración con el Estado para la aplicación de esta ley en relación con el patrimonio documental vasco de titularidad del mismo.

Continuando con el análisis del ámbito de aplicación de la normativa relativa al patrimonio cultural y en concreto, del patrimonio documental cabe traer a colación el Decreto de desarrollo de la normativa (Decreto 232/2000) por el que se aprueban el Reglamento de los Servicios de Archivo y las normas reguladoras del Patrimonio Documental del País Vasco por cuanto dispone en su artículo 3 lo siguiente:

1.- Forman parte del Patrimonio Documental del Pueblo Vasco, los documentos de interés de cualquier época producidos, reunidos, y conservados en el ejercicio de sus funciones o actividades por:

a) La Administración General y la Administración Institucional de la Comunidad Autónoma del País Vasco.

b) El Parlamento Vasco y las Juntas Generales de Alava, Bizkaia y Gipuzkoa.

c) Las Administraciones Generales y las Administraciones Institucionales de los Territorios Históricos de Alava, Bizkaia y Gipuzkoa.

d) Las entidades locales comprendiendo tanto a los Municipios, como a las entidades de ámbito territorial inferior al municipal y las entidades supramunicipales de carácter local (entre las que se incluyen las Cuadrillas de Alava) y cualquier otra entidad administrativa de nivel comarcal que pueda crearse.

2.- Forman parte también del Patrimonio Documental del Pueblo Vasco, los documentos de interés de cualquier época producidos, reunidos, y conservados en el ejercicio de sus funciones o actividades por:

a) La Administración del Estado y entidades u organismos dependientes de la misma, que hayan actuado o actúen en el ámbito de la Comunidad Autónoma del País Vasco, todo ello sin perjuicio de la legislación del Estado que le resulte aplicable.

b) Los órganos de la Unión Europea radicados en la Comunidad Autónoma del País Vasco, sin perjuicio de la normativa comunitaria que les sea aplicable.

c) Las Universidades y centros educativos y formativos radicados en la Comunidad Autónoma del País Vasco.

d) Los órganos de la Administración de Justicia con sede en la Comunidad Autónoma del País Vasco.

e) Las Notarías y Registros Públicos de la Comunidad Autónoma del País Vasco.

f) Las corporaciones de derecho público con domicilio en la Comunidad Autónoma del País Vasco.

3.- Asimismo, forman parte del Patrimonio Documental del Pueblo Vasco, los documentos de interés de una antigüedad de cincuenta o mas años, producidos, reunidos, y conservados en el ejercicio de sus funciones o actividades por:

a) Las entidades eclesiásticas y las asociaciones y órganos de las diferentes confesiones religiosas radicadas en la Comunidad Autónoma del País Vasco.

b) Las organizaciones políticas, sindicales y empresariales con domicilio en la Comunidad Autónoma del País Vasco.

c) Las entidades, las fundaciones y las asociaciones culturales y educativas de la Comunidad Autónoma del País Vasco.

d) Familias y personalidades relevantes del País Vasco a lo largo de la historia.

e) Cualesquiera otras entidades particulares o personas físicas.

4.- Se podrán, así mismo, considerar integrantes del Patrimonio Documental del Pueblo Vasco, a efectos de la aplicación del presente Decreto, a los documentos de interés de cualquier época producidos, reunidos, y conservados, formando el correspondiente Fondo de Archivo, en el ejercicio de sus funciones o actividades por Instituciones, administraciones y entidades públicas, no radicadas en la Comunidad Autónoma del País Vasco, pero cuyo ámbito de actuación o jurisdicción haya incluido en el pasado o incluya en el presente alguna parte o la totalidad del territorio de la Comunidad Autónoma del País Vasco.

5.- Igualmente, podrán ser considerados como integrantes del Patrimonio Documental los documentos de interés de una antigüedad de cincuenta o más años, que hayan sido producidos, reunidos y conservados en el desarrollo de sus actividades por cualquier persona o entidad privada, formando el correspondiente Fondo de Archivo no público o colección de documentos.

En definitiva, cualquier entidad pública o privada, incluyendo personas físicas particulares, que disponga de documentación de interés cultural y patrimonial se encuentran bajo el ámbito de aplicación de la normativa relativa al Patrimonio Documental del Pueblo Vasco.

 

Obligaciones y deberes

Analizadas las definiciones que engloban el patrimonio documental del pueblo vasco y el ámbito de aplicación de la normativa, cabe observar cuáles son las obligaciones y deberes que se imponen a la hora de gestionar la documentación bajo titularidad de cualquier organización o particular.

El Reglamento de los Servicios de Archivo y las normas reguladoras del Patrimonio Documental del País Vasco (Decreto 232/2000) establece que son de dominio público todos los documentos integrantes del Patrimonio Documental del Pueblo Vasco que sean de titularidad de un ente público (Artículo 5) y por lo tanto, no pueden ser enajenados, sometidos a traba, embargo o gravamen, ni adquiridos por prescripción. De igual modo, cualquier persona o entidad privada está obligada a entregar a la autoridad competente los documentos susceptibles de integrar un Fondo de Archivo o Colección de documentos de carácter público, salvo que acrediten un título legítimo.

Una vez visto que los documentos integrantes del Patrimonio Documental de titularidad de un ente público o privado son de dominio público, consecuentemente, la norma dispone el deber de conservación de los mismos.

Artículo 6.– Deber de conservación.

1.– Los titulares o poseedores de fondos de archivo, documentos y colecciones de documentos que formen parte del Patrimonio Documental del Pueblo Vasco, están obligados a atender su conservación y custodia, a permitir su consulta en los términos previstos en la legislación aplicable, y a facilitar, en su caso, las tareas de inspección por parte de la Administración pública competente, al objeto de velar por el cumplimiento de los deberes previstos en la legislación vigente del Patrimonio Cultural Vasco.

Del deber de conservación previsto en el artículo mencionado se derivan distintas obligaciones que se han de prever y analizar de modo específico dado que impactan al titular de la documentación en clave interna y externa.

  • En primer lugar, se prevé un lógico deber de conservación y custodia. Obligación que afecta internamente en cualquier organización puesto que, resulta preciso discernir qué documentos se encuentran afectados por la normativa y por lo tanto, establecer reglas internas de conservación y custodia. Asimismo, debe constituirse el servicio de archivo bajo responsabilidad de una persona física responsable del mismo y por lo tanto, de realizar la valoración y selección documental.
  • En segundo lugar, se ha de permitir la consulta del patrimonio documental. En principio, se permite la salida de documentos del servicio de archivo bajo la modalidad de préstamo (Artículo 16) tanto a nivel interno como externo (uso científico, educativo o cultural, o para actividades similares vinculadas a la difusión cultural del Patrimonio). El artículo 18 regula el derecho de acceso público (en el ámbito público tendría su conexión en el derecho previsto en la ley 39/2015).
  • Por último, se deben facilitar las labores de inspección a la Administración Pública competente a fin de que pueda verificar el cumplimiento de la norma.

De acuerdo con lo previsto en el artículo 14 del Decreto 232/2000 relativo a valoración y selección documental son funciones del responsable del archivo:

  • coordinar y, en su caso, llevar a efecto el proceso de análisis y valoración de la documentación
  • generar calendarios de conservación en los que se concretarán los plazos de transferencia, conservación y eliminación o expurgo
  • verificar el control de la eliminación de la documentación

Todo ello según los criterios de la Covased, organismo al cual se ha de enviar informe relativo a calendarios de conservación o ante cualquier proceso de expurgo y destrucción.

Órganos competentes

En el ámbito del asesoramiento y supervisión

El artículo 26 del Decreto 232/2000 reguló la creación del Consejo Asesor de Patrimonio Documental y Archivos de Euskadi, adscrito a la Dirección de Patrimonio Cultural cuyas funciones en materia de Patrimonio documental y archivos, son, entre otras:

  • emitir informes que la legislación considere preceptivos
  • elaborar criterios y proponer actuaciones generales y particulares
  • elaborar informes y dictámenes a petición de la ciudadanía o Administraciones

Por otro lado, la Comisión de Valoración y Selección de documentación (COVASED), adscrita a la Dirección de Patrimonio Cultural, es el órgano colegiado interdisciplinar que tiene por objeto elaborar y homogeneizar los criterios generales de evaluación y selección de documentación, proponerlos para su aprobación y controlar su correcta aplicación.

Sus funciones específicas son:

  • La determinación de los criterios básicos y generales de valoración y selección documental.
  • El informe o aprobación, según lo que proceda en cada caso, de los cuadros de valoración y selección documental.
  • El asesoramiento a los Servicios de Archivo en relación a los calendarios de conservación y la aplicación de los criterios de valoración y selección documental.

Sistema Nacional de Archivos de Euskadi

La ley de patrimonio cultural dispuso la creación del Sistema Nacional de Archivos de Euskadi cuya estructura y funcionamiento se desarrolla asimismo mediante el Decreto 232/2000 anteriormente mencionado y mediante el Decreto 174/2003 de organización y funcionamiento del Sistema de Archivo de la Administración Pública de la Comunidad Autónoma de Euskadi.

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Fundamentalmente, se ha de destacar que la integración en el Sistema Nacional de Archivos de Euskadi es voluntaria y se ha de formalizar la solicitud por escrito. Posteriormente debe ser aprobada por Orden del Departamento de Cultura, así como articular la relación jurídica por medio de un convenio (Artículo 23 del Reglamento de los Servicios de Archivo y las normas reguladoras del Patrimonio Documental del País Vasco).

También resulta destacable que corresponde al Departamento de Hacienda y Administración Pública la dirección del Sistema de Archivo de la Administración Pública de Euskadi, la coordinación del mismo y la supervisión de su aplicación. De este modo, entre sus funciones se encuentra (Artículo 7 del Decreto 174/2003):

Valoración de los resultados de la aplicación del sistema por parte de los Departamentos, Organismos Autónomos, Entes públicos de derecho privado y sociedades públicas. Elaboración de estudios de rendimiento y propuesta de medidas correctoras, sin perjuicio de la autonomía que corresponde a cada ente u organismo. 

Conclusiones

La Ley 7/1990, de 3 de julio, de Patrimonio Cultural Vasco regula el patrimonio documental compuesto por la documentación de interés producida o recibida por cualquier Administración, entidad o individuo cuando supera el plazo de 50 años aunque puede ser inferior.

La Ley define conceptos como Documento de archivo, fondo de archivo y colección de documentos.

La legislación relativa a patrimonio documental resulta de aplicación a cualquier organización pública o privada así como a personas físicas de acuerdo a lo previsto en el Artículo 59 de la Ley 7/1990 y en el Reglamento de los Servicios de Archivo y las normas reguladoras del Patrimonio Documental del País Vasco (Decreto 232/2000).

De este modo, resultan de dominio público todos los documentos integrantes del Patrimonio Documental del Pueblo Vasco que sean de titularidad de dichas entidades y personas y por lo tanto, la legislación dispone unos deberes de conservación y gestión del patrimonio documental previstos en el mencionado Decreto regulador de los Servicios de Archivo y las normas reguladoras del Patrimonio Documental del País Vasco. Por ejemplo, se ha de disponer de un responsable de archivo que realice labores de análisis y valoración de la documentación, establezca calendarios de conservación, etc.

Asimismo, existen órganos con funciones de asesoramiento y supervisión en materia de patrimonio documental como el Consejo Asesor de Patrimonio Documental y Archivos de Euskadi, adscrito a la Dirección de Patrimonio Cultural de Gobierno Vasco que emite informes y elabora criterios, informes, etc. O la Comisión de Valoración y Selección de documentación (COVASED), adscrita a la Dirección de Patrimonio Cultural de Gobierno Vasco que tiene por objeto elaborar y homogeneizar los criterios generales de evaluación y selección de documentación.

Finalmente, cabe destacar la existencia del Sistema Nacional de Archivos de Euskadi del cual forman parte los organismos anteriormente dichos y aquellos titulares de patrimonio documental que voluntariamente soliciten integrarse en dicho sistema. Cualquier organización que forme parte del mencionado Sistema debe seguir sus directrices y obtener los dictámenes favorables de la COVASED ante actuaciones de valoración, selección y expurgo.

 

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