Cuándo procede realizar el expurgo
Una vez vistos los plazos de conservación de la historia clínica laboral en la entrada anterior, resulta preciso determinar en qué momento finalizan dichos plazos de conservación y por lo tanto, cuál es el proceso aplicable para finalizar el tratamiento y proceder a bloquear la información y en último término, y si cabe, destruir la misma.
El Artículo 21.1 del Decreto 38/2012, de 13 de marzo, sobre historia clínica y derechos y obligaciones de pacientes y profesionales de la salud en materia de documentación clínica define el proceso de expurgo del siguiente modo:
“[…] Se entenderá por expurgo el proceso de evaluación crítica y selección de los soportes y tipos documentales de la historia clínica que reúnen las mejores condiciones de testimonio e información para poder determinar la continuidad de su conservación y la retirada o destrucción de aquellos que no sean esenciales para resumir y reconstruir cada episodio asistencial.”
Asimismo, el Artículo 21.2 Decreto 38/2012 dispone con respecto al expurgo y la destrucción:
“Una vez transcurridos los plazos legales de conservación a que se refiere o que determina este Decreto, se podrá realizar un proceso de expurgo de la documentación clínica, pudiéndose destruir los tipos documentales que procedan con excepción de los siguientes:
- Informe de alta.
- Informe clínico de consultas externas.
- Informe clínico de urgencias.
- Informe clínico de atención primaria.
- Informe de resultados de pruebas de laboratorio, modelo B.
- Informe de pruebas de imagen.
- Informe de cuidados de enfermería.
- Consentimiento informado.
- Hojas de alta voluntaria.
- Informe quirúrgico.
- Informe de parto.
- Informe de anestesia.
- Informe de exploraciones complementarias.
- Informe de anatomía patológica.
De este modo, cabe interpretar que una vez cumplidos los plazos mínimos de conservación del historial clínico, se ha de proceder a un expurgo de la información, es decir, someterla a un proceso de análisis con el fin de determinar cuál se debe conservar y porqué motivos, y cuál es prescindible y por lo tanto, se puede destruir definitivamente.
En este contexto, el expurgo se ha de realizar mediante evaluación crítica de acuerdo a los siguientes parámetros establecidos por la normativa:
- Un análisis de las mejores condiciones de testimonio e información para poder determinar la continuidad de conservación.
- Sólo aquella información que resulte esencial para resumir y reconstruir cada episodio asistencial.
El análisis anteriormente dispuesto y con los criterios descritos, se ha de realizar a la luz de lo establecido en el apartado 2 del mencionado artículo 21, es decir, se deben conservar los datos que aporten testimonio e información que permitan la continuidad de los datos esenciales que permitan resumir y reconstruir cada episodio asistencial, en concreto, de aquella información, al menos referente a Informe de alta, Informe clínico de consultas externas, Informe clínico de urgencias, Informe clínico de atención primaria, Informe de resultados de pruebas de laboratorio, modelo B., Informe de pruebas de imagen, Informe de cuidados de enfermería, Consentimiento informado, Hojas de alta voluntaria, Informe quirúrgico, Informe de parto, Informe de anestesia, Informe de exploraciones complementarias, Informe de anatomía patológica. Lógicamente, la mayoría de los anteriormente expuestos tipos documentales, no se tratan en los servicios de vigilancia de la salud laboral.
Una vez visto en qué consiste el expurgo, conviene asimismo determinar qué es posible llevar a cabo con el resto de información que no es preciso conservar.
El Artículo 21.3 del Decreto 38/2012 dispone:
“Una vez transcurridos 10 años tras el fallecimiento de la persona paciente, se podrá destruir toda su documentación clínica, de acuerdo con lo que se establece en este Decreto”
Asimismo, el Artículo 21.4 del Decreto 38/2012 establece:
“Se podrá destruir asimismo la historia clínica que haya permanecido sin movimientos durante 15 años”
De este modo, una vez realizado el proceso de expurgo y evaluación crítica de cuál es la información que se ha de conservar y cuál no, comenzaría el plazo de bloqueo de los datos únicamente determinantes para reproducir la parte relevante de la historia clínica (reconstrucción del proceso asistencial esencial) y una vez finalizados dichos plazos, resultaría posible destruir la documentación clínica referente a una persona física salvo que resulte aplicable otros plazos de conservación dada la exposición de la persona empleada a agentes externos que hayan o pudieran afectar a la salud tal y como se expuso en la entrada anterior del blog. (Ver anterior entrada del blog).
Por lo tanto, el esquema general de tratamiento, finalización del tratamiento de la información viva, expurgo, bloqueo y destrucción sería aproximadamente el siguiente:
| Tratamiento de Historia clínica de la persona empleada | Fin del tratamiento | Expurgo | Bloqueo | Destrucción |
| Jubilación | Retirada o destrucción de datos no esenciales para resumir y reconstruir cada episodio asistencial salvo: Informe de alta. / Informe clínico de consultas externas / Informe clínico de urgencias / Informe clínico de atención primaria / Informe de resultados de pruebas de laboratorio, modelo B / Informe de pruebas de imagen / Informe de cuidados de enfermería / Consentimiento informado / Hojas de alta voluntaria / Informe quirúrgico / Informe de parto / Informe de anestesia / Informe de exploraciones complementarias / Informe de anatomía patológica. | 5 años o 15 sin movimientos | ||
| Baja anticipada (Incapacidad o voluntaria) | 5 años o 15 sin movimientos | |||
| Fallecimiento | 10 años o 15 sin movimientos |
CC BY-3.0-ES 2012/EJ-GV/Irekia-Gobierno Vasco/Mikel Arrazola’
Autorización previa del expurgo y destrucción (Covsedoc)
El Decreto de Historia Clínica 38/2012 de Euskadi dispone en los apartados 5 y 6 del mencionado artículo 21:
“5.– Los procesos de expurgo, incluida en su caso la destrucción de documentación clínica, deberán ser previamente autorizados por la Comisión de Valoración, Selección y Expurgo de Documentación Clínica (COVSEDOC). A tal fin, los centros sanitarios elevarán una propuesta de expurgo de conformidad con las instrucciones que se aprueben al efecto.
6.– Los procesos de expurgo deberán documentarse en un Acta de Expurgo que será remitida a la COVSEDOC.”
De lo anteriormente expuesto, cabe concluir que el proceso de expurgo se ha de documentar y fundamentar mediante un acta al efecto que se ha de remitir a la Comisión Comisión de Valoración, Selección y Expurgo de Documentación Clínica (COVSEDOC), órgano creado mediante el Decreto 38/2012, de 13 de marzo, sobre historia clínica y derechos y obligaciones de pacientes y profesionales de la salud en materia de documentación clínica, en su artículo 22 la Comisión de Valoración, Selección y Expurgo de documentación clínica (COVSEDOC), y adscrito al Departamento competente en materia de sanidad.
Las funciones de la Covsedoc son las siguientes:
a) Asesorar al Departamento competente en sanidad en materia de documentación clínica.
b) Desarrollar instrucciones relacionadas con la conservación y expurgo de la documentación clínica.
c) Asesorar a los centros o instituciones sanitarias y a los y las profesionales en materia de documentación clínica.
d) Elevar al Departamento competente en materia de sanidad informes o recomendaciones sobre temas que la Comisión considere de interés.
En conclusión
En definitiva, el tratamiento y conservación de datos de salud referentes a historia clínica laboral, así como su posterior expurgo y destrucción dispone de un régimen regulador específico en el ámbito territorial de Euskadi que conviene observar a fin de cumplir la normativa por los servicios de vigilancia de la salud laboral, incluidos aquellos integrados en una organización no sanitaria.
De este modo, los procesos de expurgo y destrucción se han de aplicar una vez evaluado el tipo de información y los plazos aplicables para la conservación. Asimismo, el mencionado proceso de expurgo y destrucción está sometido a la previa autorización del órgano adscrito al Departamento de Salud denominado COVSEDOC.
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